Privacy Policy
PRIVACY POLICY Demografiefonds
Versie: 10/06/2020
Uw privacy is belangrijk voor ons. Wij willen transparant zijn omtrent de persoonsgegevens die wij verzamelen, waarom wij die verzamelen en wat er met deze gegevens gebeurt. Lees deze privacy verklaring aandachtig door, want het bevat essentiële informatie over uw rechten als betrokkene en over de manier waarop uw persoonsgegevens worden verwerkt.
Het Demografiefonds wil benadrukken dat zij te allen tijde tracht te handelen in overeenstemming met (i) de EU Verordening 2016/679 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG en (ii) de Belgische Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens (Kaderwet).
Artikel 1 – Definities
- “Wij”, “Onze”, “Ons” heeft betrekking op het Demografiefonds, A. Reyerslaan 80, 1030 Schaarbeek, hierna genoemd “Demografiefonds”.
- “U”, “Uw” heeft betrekking op een bezoeker van de website of werknemer binnen de sector.
- “Persoonsgegevens” heeft betrekking op alle informatie die u als persoon kan identificeren (direct of indirect).
- “Website” heeft betrekking op demografiefonds.be alsook alle webpagina’s, platformen, interactieve functies, applicaties, widgets, blogs, sociale netwerken of andere documenten die een link posten naar deze website; deze zijn ook onderworpen aan deze privacyverklaring.
- “Verwerkingsverantwoordelijke” betekent de natuurlijke persoon of rechtspersoon, de overheidsinstantie, het agentschap of een andere instantie die, alleen of samen met anderen, de doelstellingen en middelen bepaalt voor de verwerking van Persoonsgegevens die onder zijn gezag zijn verricht.
- “Verwerker” betekent een natuurlijke of rechtspersoon, overheidsinstantie, agentschap of andere instantie die bevoegd is om persoonsgegevens namens de verwerkingsverantwoordelijke te verwerken.
Artikel 2 – Welke informatie (inclusief persoonsgegevens) verzamelen wij over u en voor welke doeleinden?
Informatie die u aan ons geeft: wij verzamelen, bewaren en verwerken alle informatie die u invult of op een andere manier aan ons verstrekt. U kunt dergelijke informatie invoeren tijdens de volgende acties:
- Wanneer u het contactformulier op de website invult verzamelen we uw naam, voornaam, bedrijfsnaam, telefoonnummer, e-mailadres, functie en de inhoud van uw vraag. De verwerking van deze persoonsgegevens is nodig om een antwoord te kunnen geven op de vragen en/of opmerkingen die op deze manier binnenkomen en is gebaseerd op uw toestemming.
- Wanneer u zich als contactpersoon voor het Demografiefonds registreert op de website verzamelen we uw naam, voornaam, taal, nationaliteit, geboortedatum, geboorteland, geslacht, functie, statuut, diplomaniveau, telefoonnummer, GSM-nummer, E-mail en de eventuele opmerkingen die u formuleert in het registratieformulier. Deze persoonsgegevens worden verwerkt op basis van uw toestemming en de CAO van 18 oktober 2016 tot oprichting van het Demografiefonds.
- Via bewijsstukken ingediend in het kader van een Demografieplan die mogelijk persoonsgegevens bevatten van betrokken werknemers. Deze persoonsgegevens worden verwerkt op basis van de CAO van 18 oktober 2016 tot oprichting van het Demografiefonds.
Automatische informatie: wanneer u onze website bezoekt verzamelen wij informatie via cookies. Voor meer informatie over cookies verwijzen wij u door naar onze cookie policy.
Artikel 3 – Doel van de verwerking
Als u ons persoonsgegevens meedeelt, worden deze opgenomen in onze databank met als doel:
- De correcte verwerking van uw plan;
- De correcte verwerking van de ingediende bewijsstukken (facturen en forfaitaire of werkelijke loonkosten);
- De correcte terugbetaling van de gemaakte kosten;
- De kwaliteit van onze diensten en informatie verbeteren;
- U te informeren in verband met de diensten die wij aanbieden;
Artikel 4 – Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
Wij bewaren uw persoonsgegevens zolang als nodig is voor de doeleinden waarvoor het is verzameld of zolang als vereist krachtens een contract of toepasselijke wetgeving.
- Wanneer u zich als contactpersoon voor het Demografiefonds registreert op het beveiligde platform ‘Mijn Demografieplan”, bewaren wij uw persoonsgegevens zolang u zich niet uitschrijft of tot 2 jaar nadat wij kennis hebben dat u het bedrijf, waarop de login betrekking heeft, heeft verlaten.
- Wanneer u het contactformulier op de website invult, bewaren wij uw persoonsgegevens maximum 2 jaar.
- Persoonsgegevens die mogelijks vervat zitten in de bewijsstukken die worden opgeladen, worden bewaard gedurende de 7 jaar waartoe het Demografiefonds verplicht is om boekhoudkundige bewijsstukken te bewaren.
Artikel 5 – Rechten van betrokkenen met betrekking tot persoonsgegevens.
Het Demografiefonds verwerkt persoonsgegevens steeds in de hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke.
De betrokkenen wiens persoonsgegevens worden verwerkt in het kader van de verwerkingsactiviteiten zoals beschreven in artikel 2 en 3 kunnen hun rechten, die hieronder worden beschreven, rechtstreeks uitoefenen ten aanzien van het Demografiefonds.
Betrokkenen hebben de volgende rechten:
Recht op informatie en toegang;
Betrokkenen hebben het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van diens persoonsgegevens, alsook van het gebruik dat wij van diens persoonsgegevens maken.
Verzoek om rectificatie, gegevenswissing, beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens;
Betrokkenen hebben steeds het recht om verbeteringen en aanvullingen aan zijn/haar persoonsgegevens te laten aanbrengen of het verwijderen ervan aan te vragen. Wanneer betrokkenen zich beroepen op dit recht kan dit als gevolg hebben dat het niet langer mogelijk zal zijn om van bepaalde diensten, waarvoor de verwerking noodzakelijk is, gebruik te maken.
Recht van bezwaar tegen de verwerking;
Betrokkenen beschikken eveneens over een recht van verzet tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen. Zij kunnen zich echter niet verzetten tegen de verwerking van hun persoonsgegevens indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienstverlening. Daarnaast hebben betrokkenen steeds het recht om zich te verzetten tegen het gebruik van persoonsgegevens voor doeleinden van direct marketing.
Recht op overdracht van gegevens
Indien het Demografiefonds persoonsgegevens verwerkt op basis van toestemming of contract, hebben betrokkenen steeds het recht om een kopie van hun persoonsgegevens in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machineleesbaar formaat te ontvangen en/of door te sturen naar een andere verwerkingsverantwoordelijke.
Recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit.
Betrokkenen kunnen hun rechten uitoefenen door de Verwerkingsverantwoordelijke te contacteren. Bovendien kunnen betrokkenen een klacht neerleggen bij de toezichthoudende autoriteit via https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/verzoek-klacht-indienen.
Artikel 6 – Welke informatie deelt de organisatie?
Persoonsgegevens worden alleen doorgegeven aan verwerkingsverantwoordelijken en verwerkers van het Demografiefonds die essentieel zijn voor de dienstverlening. Het Demografiefonds ziet erop toe dat er strikte regels worden gevolgd en dat alleen persoonsgegevens worden gedeeld die strikt noodzakelijk zijn voor de dienstverlening. Het Demografiefonds legt zijn verwerkers op om persoonsgegevens op een veilige en vertrouwelijke manier te verwerken.
Artikel 7 – Toegang tot persoonsgegevens
Het Demografiefonds zelf beschikt niet over werknemers.
Het demografiefonds geeft de volgende partijen wel toegang tot de persoonsgegevens:
- Het beheerscomité dat werd opgericht om het Demografiefonds aan te sturen. Dit comité bestaat uit leden van de verschillende sociale partners
- Het Office Demografiefonds, dat wordt beheerd door Co-valent VZW
- De Experten met als taak de ingediende plannen en bewijsstukken te beoordelen; dit team bestaat uit werknemers- en werkgeversvertegenwoordigers
Artikel 8 – Beveiligingsmaatregelen
Wij doen er alles aan om de veiligheid en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te beschermen. Het Demografiefonds voorziet passende technische en organisatorische maatregelen zodat de verwerkingsactiviteit voldoet aan de eisen van nationale en Europese wetgeving en de bescherming van uw rechten wordt gegarandeerd. Voor toegang van bedrijfsverantwoordelijken tot het beveiligd bedrijvenplatform ‘Mijn Demografiefonds’ is een persoonlijke gebruikersnaam en wachtwoord vereist om in te loggen. U moet uw gebruikersnaam en wachtwoord beveiligd bewaren en deze niet bekendmaken aan derden.
Artikel 9 – Grensoverschrijdend verwerken van persoonsgegevens
Het Demografiefonds garandeert dat overdracht van persoonsgegevens buiten Europa of de Europese Economische Ruimte (EER) beperkt blijft. Dergelijke overdracht gebeurt enkel in het kader van de dienstverlening en als er een overdracht van uw persoonsgegevens en/of geanonimiseerde en/of geaggregeerde gegevens plaatsvindt, gebeurt dit volgens het volgende wettelijke beschermingsmechanisme: EU-VS Privacy shield.
Artikel 10 – Wijzigingen aan de privacy verklaring
Het Demografiefonds behoudt zich het recht om op elk gewenst moment de privacy verklaring aan te passen en up te daten door een nieuwe versie te plaatsen op de website.
Artikel 11 – Contactgegevens
Indien u vragen heeft omtrent de privacy verklaring, kan u ons steeds contacteren:
Demografiefonds, A. Reyerslaan 80, 1030 Schaarbeek
Telefoon: +32 (0)2 238 98 40
office@demografiefonds.be
Daarnaast hebt u steeds het recht om contact op te nemen met de toezichthoudende autoriteit en in voorkomend geval klacht in te dienen zo u zich in uw rechten geschonden acht, bij de Gegevensbeschermingsautoriteit:
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Telefoon: +32 (0)2 274 48 00
Fax: +32 (0)2 274 48 35
contact@apd-gba.be