Fujirebio ging als eerste bedrijf van start met een Demografieplan

Bedrijfsfiche

• Fujirebio Europe NV is een internationaal healthcare bedrijf met een sterke focus op kwalitatieve in vitro diagnostica (IVD) testen. Het werkterrein bestaat uit de ontwikkeling, productie, marketing en verkoop van diagnostische producten voor humane ziekten. Het bedrijf werd opgericht in 1985 onder de naam Innogenetics en is sinds eind 2010 een dochteronderneming van het Japanse bedrijf Fujirebio, behorende tot de Miraca holding.
• In België stelt het bedrijf 130 personeelsleden tewerk, waarvan 55 % kaderleden, 35 % bedienden en 10 % arbeiders. 33 % heeft een masterdiploma en 33 % een bachelordiploma. De gemiddelde leeftijd van de werknemers is 42 jaar en ongeveer 60 % is vrouw. In het buitenland heeft Fujirebio Europe 5 verkoopskantoren met ongeveer 50 medewerkers.

Meer informatie over het bedrijf: https://www.fujirebio-europe.com/company/about-fujirebio

Korte inhoud Demografieplan

Het Demografieplan van Fujirebio werd goedgekeurd in december 2016. Het plan bevat maatregelen rond drie actiegebieden.

Actiegebied Werk:

• Maatregelen rond arbeidsduurvermindering: 1 leeftijdsdag voor 50+’ ers, 1 anciënniteitsdag vanaf 20 jaar anciënniteit

Actiegebied Gezondheid:

• Ontspanning: yoga en shiatsu-stoelmassage voor 45+’ers, spelactiviteiten tijdens de zomerperiode

• Beweging: conditie- en gezondheidstest met infosessie over sedentair gedrag, week zonder lift/mail/telefoon, wandeltochten nabij de werkplaats, deelname aan het “10.000 stappen” programma, deelname aan de Stadsloop Gent
• Voeding: fruitmand, gezonde broodjeslunch tijdens vergaderingen, sensibiliseringscampagne rond gezonde voeding

Actiegebied Loopbaanbeleid:

• Jaarlijks loopbaangesprek met een HR-medewerker, op aanvraag van de werknemer

Hoe is Fujirebio op het idee gekomen om een Demografieplan in te dienen?

Katty Wieme, HR (Human Resources) & HSE (Health, Safety & Environment) Director: “Begin 2016 onderhandelden we samen met de vakorganisaties onze bedrijfs-cao. Tijdens deze gesprekken opperden de vakbondsvertegenwoordigers om een extra verlofdag in te lassen, om zo de mensen te motiveren om langer met plezier aan het werk te blijven. Hier werd de kiem gelegd van ons engagement om een Demografieplan op te stellen. Rond diezelfde periode begon Essenscia te communiceren over het hoe en waarom van het in de sector nieuw opgerichte Demografiefonds en over mogelijke subsidies. Het systeem gaat als volgt: de werkgever doet een verplichte bijdrage van 0,15% van zijn brutoloonmassa in het Demografiefonds. Ten belope van die bijdrage kan de werkgever subsidies bekomen om projecten te financieren die de werkbaarheid van het werk behouden of verbeteren, in het kader van de demografische uitdagingen en de gevolgen van het verlengen van de loopbaan. Om maximale subsidiëring te verkrijgen, hebben we besloten om niet alleen in te zetten op het actiedomein ’werk’, maar ook op ’gezondheid’ en ’loopbaanbeleid’.

Samantha De Smet, ACV: “Het was de bedoeling om voor de 0,15 % van het brutoloon die de werknemers afgeven aan het Demografiefonds, effectief iets terug te doen voor de werknemers. Loon en verlof zijn belangrijke thema’s voor de werknemers, dus hebben we in eerste instantie ingezet op de extra verlofdagen in het kader van arbeidsduurvermindering.”

Waarom wilde Fujirebio een Demografieplan indienen?

Katty Wieme, HR & HSE Director: “Het werk is belangrijk voor mensen, het brengt structuur in het leven, het zorgt voor ‘brood op de plank’, voor persoonlijke groei en ontwikkeling, voor onze sociale contacten ook. We vragen veel van onze medewerkers en geven dan ook graag iets terug. Zorg dragen voor de gezondheid, de tevredenheid en het engagement van onze medewerkers maakt deel uit van onze missie, en is dan ook het doel van ons Demografieplan. Christiaan De Wilde, CEO van het bedrijf en jaren terug fervent sportman in zijn vrije tijd, vindt een goede balans tussen werk en privé, tussen inspanning en ontspanning, heel belangrijk. Een tweede doel van het Demografieplan was werknemers dichter bij elkaar te brengen en de relaties onder collega’s warm te houden, binnen de teams en over de departementen heen.

“Zorg dragen voor de gezondheid, de tevredenheid en het engagement van onze medewerkers is het doel van ons Demografieplan. Een tweede doel is om werknemers dichter bij elkaar te brengen en de relaties onder collega’s warm te houden, binnen de teams en over de departementen heen.”

Samantha De Smet, vakbondsafgevaardigde ACV: “We wilden graag iets doen voor de 45+’ers en 50+’ers. Zij zijn van een vorige generatie en konden vroeger niet van maatregelen genieten zoals tijdskrediet en ouderschapsverlof.”

Hoe heeft Fujirebio het Demografieplan vorm gegeven?

Vicky Christiaens, Talent & Reward Manager: “Om het Demografieplan op te stellen en uit te werken, werd eerst een brainstormsessie georganiseerd met het HR- en HSE-team. Daarnaast wilden we graag heel de organisatie erbij betrekken, kijken wat er leeft onder de werknemers. Daarom werd een ideeënbus opengesteld en werden ideeën voor het demografieplan per e-mail verzameld. Via deze wegen kwamen heel wat enthousiaste reacties tot bij ons. Ook in de ondernemingsraad werden ideeën besproken en verzameld. Er werd uiteindelijk gekozen voor acties die vaak werden genoemd door de werknemers, en voor acties waarin de interesses en talenten van de medewerkers zelf betrokken konden worden.

Samantha De Smet, vakbondsafgevaardigde ACV: “Wij als vakbondsafgevaardigden communiceerden onze kennis uit studiedagen van de vakbond naar de werkgever. Die samenwerking rond het Demografieplan was wel fijn.”

Welke acties of maatregelen worden uitgevoerd in het kader van het Demografieplan?

Vicky Christiaens, Talent & Reward Manager: “Op het vlak van ‘werk’ werden twee maatregelen van arbeidsduurvermindering ingevoerd: de leeftijdsdag voor 50+’ers en de anciënniteitsdag vanaf 20 jaar dienst. Deze maatregelen werden opgenomen in de bedrijfs-cao.”

“Het doel van de maatregelen rond arbeidsduurvermindering is een extra “verwendag” voor de oudere werknemers te voorzien, om zo langer werken mogelijk te maken. “

Voor het thema ’gezondheid’ werkt Fujirebio rond drie subthema’s: beweging, ontspanning en voeding. Voor het onderdeel ’beweging’ werd reeds van start gegaan in januari 2017, de maand van de goede voornemens. Eerst was er de Vitacheck, een vitaliteitstest onder leiding van Springbok Coaching, waaraan 108 van de 130 medewerkers deelnamen. Deze tests (rond kracht, lenigheid en conditie) werden afgenomen door een externe coach in groepjes van 2 werknemers. De bedoeling was om doelen op te stellen voor het nieuwe jaar, maar ook om interactie te stimuleren en de werknemers zo dichter naar elkaar toe te brengen. De tests werden gevolgd door een presentatie van de resultaten voor de werknemers, met bewegingsadvies.

De Vitacheck vormt de aanleiding voor verdere activiteiten rond beweging, zoals het ’10.000 stappen per dag’ programma. Fujirebio zal voor dit programma stappentellers aanbieden aan verminderde prijs. Verder kunnen zij die dat willen, deelnemen aan de Gentse Stadsloop: de deelnemers krijgen een T-shirt met het ‘Fit@Fujirebio’ logo erop en het inschrijvingsgeld wordt hen terugbetaald. Verder zullen in de lente 2017, onder het motto ’Let’s Walk and Talk’, wandeltochten in de buurt georganiseerd worden, een 25-tal per jaar. Het doel is om mensen aan het bewegen te krijgen, hen onder de middag een frisse neus te laten halen en ervoor te zorgen dat ze kunnen bijpraten en dat ze collega’s beter kunnen leren kennen. De coördinatie zal gebeuren door de werknemers zelf.

Vicky Christiaens, Talent & Reward Manager: “We hebben iemand aangesproken binnen de organisatie die zelf al veel wandeltochtjes maakt in de buurt. In de toekomst willen we ook een campagne voor “een week zonder e-mail/lift/telefoon” opzetten, zodat iedereen gewoon naar de collega’s toe gaat om iets te vragen. Dit is echter nog niet opgestart. We willen het thema levendig houden, en plannen daarom niet alles tegelijk uit te voeren. Het is ook de bedoeling om eerdere acties of thema’s later nog eens in herinnering te brengen, vb. met een infosessie.”

“In het onderdeel ’ontspanning’ ligt de nadruk op lichamelijke en geestelijke ontspanning, waarbij de doelgroep deels beperkt is tot 45+’ ers, in het kader van langer werken. Eén keer per maand wordt er een yogales gegeven van 1 uur voor 20 personen, een combinatie van zachte lichaamsbeweging en relaxatie. Deze les neem ikzelf voor mijn rekening, ik vind het best leuk dat ik mijn hobby kan beoefenen in het bedrijf. Er zijn steeds 10 à 15 deelnemers, die al een vast groepje beginnen te vormen. Daarnaast kunnen, om de twee weken, vier 45+’ers een shiatsu-stoelmassage krijgen van 15 min. Als laatste onderdeel in dit thema zullen er in de zomer, om de twee weken, spelactiviteiten georganiseerd worden voor alle medewerkers, zoals petanque en kubb. Dit zal ook georganiseerd worden door interne medewerkers, waarvan er zich al een aantal vrijwillig kandidaat hebben gesteld.”

Vicky Christiaens, Talent & Reward Manager: “Rond het thema ’voeding’ wordt gewerkt met een seizoensfruitmand, die om de twee weken geleverd wordt aan de receptie. Daarnaast bieden we gezonde broodjes tijdens vergaderingen aan, met puur beleg, groentjes en bruin brood. Over voeding willen we ook een campagne opstarten met een poster, of sprekers laten komen, maar dit moet nog nader bepaald worden.”

Vicky Christiaens, Talent & Reward Manager : “Op het vlak van ’loopbaanbeleid’ willen we inzicht krijgen in de loopbaanontwikkeling van onze medewerkers, en daarvoor gaan we loopbaangesprekken voeren. Het doel is om ons personeelsbeleid levensfase-bewuster te maken. Medewerkers die dit wensen, kunnen met ons een gesprek voeren over wat ze graag en minder graag doen, verbeterpunten in hun job, ergonomie,…. Zo kan HR ook inspiratie opdoen, gaan kijken wat er verder nog leeft in de organisatie.”

Katty Wieme, HR & HSE Director: “Binnenkort volg ik een opleiding volgen over ‘hoe ontwikkelingsgerichte loopbaangesprekken te voeren’, dat zal zeker van pas komen.”

Danny Vanmaele, vakbondsafgevaardigde ABVV: “Het is voor een aantal thema’s rond werkbaar werk belangrijk om per afdeling en job te gaan kijken, want bijvoorbeeld ergonomie is overal anders. De loopbaangesprekken kunnen helpen om dit in kaart te brengen.”

Hoe wordt er over het Demografieplan en de acties gecommuniceerd naar de werknemers?

Vicky Christiaens, Talent & Reward Manager: “Het Demografieplan werd door HR gecommuniceerd naar het hele bedrijf tijdens een kwartaalinfosessie. Communicatie over de concrete acties gebeurt via onze Fujiflash en via affiches. We proberen dit op een aantrekkelijke en luchtige manier te doen, vb. ’de 50+ verlof dag is een extra dagje om te genieten’. We hebben de indruk dat deze manier van communicatie goed werkt en dat het Demografieplan en de acties leven.”

Samantha De Smet, vakbondsafgevaardigde ACV: “De werkgever communiceert zeker voldoende over het Demografieplan en de acties, maar ook wij als vakbondsafgevaardigden dragen hiertoe ons steentje bij. We willen de mensen mee warm maken.”

Hoe worden het Demografieplan en de acties tot nu toe geëvalueerd?

Vicky Christiaens, Talent & Reward Manager: “De shiatsu-stoelmassages worden gegeven door een interne medewerker en blijken een groot succes. Zelfs in die mate dat ze soms als een privilege worden aanzien, en dat de werknemers er naar uitkijken wanneer ze 45 geworden zijn. De Vitacheck leeft ook erg in de organisatie. Werknemers creëerden onderling een gezonde competitie, om te kijken wie de beste resultaten behaalde.”

Samantha De Smet, vakbondsafgevaardigde ACV: “Van sommige acties wisten we uit ervaring dat deze goed zouden zijn, vb. de fruitmand. Gezond eten is een populair thema in het bedrijf, zeker bij de vrouwen. Bij de shiatsu-stoelmassage is het leuk dat die door een collega gegeven wordt, dan heb je toch een betere communicatie onderling. We hopen dat, door dit eerste Demografieplan, de werknemers zich bewust worden van thema’s rond langer werkbaar werken, zodat ze voor een volgend plan nog meer zelf met ideeën gaan komen, vanuit hun eigen ervaringen.”

“We hopen dat, door dit eerste Demografieplan, de werknemers zich bewust worden van thema’s rond langer werkbaar werken, zodat ze voor een volgend plan nog meer zelf met ideeën gaan komen, vanuit hun eigen ervaringen.”

Danny Vanmaele vakbondsafgevaardigde ABVV: “Acties zoals de shiatsu-stoelmassage worden goed ontvangen, maar werknemers denken hier wel bij: ‘Moet dit mij helpen om tot mijn 67ste te blijven werken?’ Langer werkbaar werken blijft een algemene uitdaging voor de komende jaren.”

Katty Wieme, HR & HSE Director: “We willen de huidige maatregelen rond of na de zomer in de ondernemingsraad evalueren. Blijken er acties niet het verhoopte resultaat op te leveren, dan sturen we bij door het indienen van een aangepast plan. We vernamen van Essenscia dat dit mogelijk is.”

Wat zijn de succesfactoren en hinderpalen voor het opstellen van een Demografieplan?

Katty Wieme, HR & HSE Director: “Succesfactoren zijn overleg met de werknemers in de organisatie en met hun vertegenwoordigers in de ondernemingsraad, vanaf het nadenken over het Demografieplan tot het opstellen en het uitvoeren ervan. Wij wilden immers een plan dat gedragen en geapprecieerd wordt door onze medewerkers, een plan dat hen toelaat langer met plezier en ‘goesting’ aan het werk te blijven.

“Overleg met de werknemers van de organisatie en met hun vertegenwoordigers in de ondernemingsraad is cruciaal. We wilden immers een plan dat gedragen en geapprecieerd wordt door onze medewerkers.”

“Essenscia heeft voor ondersteuning gezorgd met een infosessie eind oktober 2016 en met antwoorden op onze vragen. De financiering vanuit de sector is cruciaal bij de opmaak en de implementatie van het Demografieplan. Immers, via de verplichte werkgeversbijdrage, staan de werknemers een stukje (0,15 %) van hun brutoloon af aan het Demografiefonds. Het doel is dan ook om met dit bedrag iets terug te doen voor de werknemers.

Uiteraard zal de aandacht voor het Demografieplan in onze organisatie levendig moeten gehouden worden, ook volgend jaar en de jaren nadien. We rekenen op het verfrissend enthousiasme en het engagement van het HR/HSE team, samen met de werknemers en hun vertegenwoordigers in de ondernemingsraad.

Een moeilijkheid bij het opstellen van het Demografieplan, was misschien dat Fujirebio het eerste bedrijf was dat een Demografieplan indiende. We hadden dus geen voorbeeld. Een tweede hinderpaal is dat de subsidiëring voor de arbeidsduurvermindering stopt na vier jaar, terwijl de kosten voor het bedrijf verder blijven lopen. Daarom moet je er als bedrijf over waken dat de maatregelen in het plan financieel doenbaar blijven op langere termijn, zodat je het ‘langer werkbaar werken’ kan blijven ondersteunen.”